Утилизация архивных документов

Важность своевременного уничтожение архивных документов

Утилизация архивных документов

Огромное количество документации – естественное и обязательное явление для действующих предприятий и организаций.

Помимо бухгалтерских ведомостей, ведомостей, бланков, ксерокопий и оригиналов договоров, личных дел сотрудников, актов существует секретная документация.

Вся она имеет определенную ценность, ограниченную или не ограниченную по времени. Объем последних документов редко превышает 5 %-й показатель среди всех бумаг, имеющих отношение к деятельности предприятия.

Своевременное – раз и более в год – разделение документации, выводимой из делопроизводства или хранящейся в архиве, на необходимые и уже не столь важные бумаги с последующим уничтожением потерявших ценность значительно упрощает процесс составления каталогов нужных бланков.

Параллельно утилизация позволяет экономить дорогое пространство площадей, оборудованных для хранения документов. Также можно открыть свой бизнес на макулатуре.

Стремясь облегчить процедуру должного управления носителями информации, утилизацию бумаг с оконченным сроком хранения нельзя проводить без предварительной всесторонней оценки их важности как на текущий момент, так и в дальнейшем.

Классификация документов

Архивные документы различают, отталкиваясь от формы собственности:

  • государственной;
  • федеральной;
  • муниципальной;
  • негосударственной.

По способу фиксации данных документу классифицируют на:

  1. Бумажные, содержащие письменные и графические сведения.
  2. Аналоговые, зафиксированные на кино-, аудио- или видеопленку.
  3. Запечатленные на цифровых носителях (все виды дисков и флеш-накопители).

По срокам хранения:

  • подлежащие постоянному хранению в архивах;
  • временно хранящиеся в ведомственных архивах на протяжении установленных сроков;
  • временно сохраняющиеся на условиях депозитарного хранения в отраслевых фондах или ведомственных архивах.

Архивную документацию предприятий и учреждений сортируют с соблюдением принципа трехуровневой классификации и различают по степени:

  • важности;
  • конфиденциальности;
  • секретности.

Процесс уничтожения архивных документов

Уничтожение документов должно проходить согласно установленному порядку, предусматривающему:

  • обязательную организацию комиссии разнопрофильных специалистов, которые должны прийти к обоюдному согласию о необходимости утилизации каждого отдельно рассматриваемого документа;
  • составление акта о списываемых и подлежащих утилизации бумагах;
  • тщательность физического уничтожения бумаг и прочих носителей данных путем термического, химического или механического воздействия;
  • заверение юристом документа о факте проведенной утилизации.

Порядок уничтожения документов

Комиссия, создаваемая для сортировки архивных и прочих документов на подлежащие хранению или утилизации, должна включать:

  • представителя руководства организации;
  • главбуха;
  • архивиста;
  • представителя персонала предприятия;
  • юриста;
  • секретаря либо человека, замещающего его и знакомого с документооборотом.

При невозможности составить оценочную комиссию согласно списку, указанному выше, можно ограничиться тремя специалистами, один из которых должен иметь юридическое образование, а второй – относиться к представителям отдела бухгалтерии. Недопустимо проводить утилизацию документов силами одного лица.

В обязанности комиссии вменяется:

  • раздел обрабатываемых документов на имеющие бессрочный и длительный срок хранения, с неоконченным сроком хранения и с оконченным сроком хранения, потерявшие ценность;
  • изъятие копий на прекрасно сохранившиеся оригиналы и оформление первых на утилизацию;
  • подшив бумаг для хранения и бумаг для утилизации в отдельные дела;
  • изъятие документов, которые невозможно подвергнуть восстановлению, их опись.

Скомпонованные в отдельные дела документы для утилизации переписывают в акте о выделении из архива бумаг, после чего объединяют в тюки, складывают в мешки. Взвесив, отправляют на непосредственную утилизацию, проводимую под присмотром представителей комиссии.

Секретные документы уничтожаются в отведенных для этого помещениях, имеющих ограниченный допуск лиц. Предварительно проводится экспертиза, оценивающая ценность того или иного документа.

Бухгалтерские документы, также первоначально подвергаются экспертной оценке. Уничтожению подвергаются только те документы, которые прошли инвентаризацию за отчетный период.

Все документы утилизируются строго в соответствии со сроками их хранения.

Методы уничтожения архивных документов

  • Термическое воздействие через сжигание (подходит для всех видов носителей данных).
  • Химическое воздействие реагентами (пригодно как для утилизации аналоговых и электронных носителей данных, так и для уничтожения бумажных документов).
  • Механическое (с привлечением бытового или промышленного шредера — в первом случае перед уничтожением бумажных документов их следует очистить от металлических скрепок и скоросшивателей).
Читайте также  Что значит утилизация автомобиля

Источник: http://greenologia.ru/othody/bumazhnye/ochishhenie-arxiva.html

Уничтожение документов и конфиденциальных архивов в Москве

В процессе работы любой организации появляется деловая документация, которая имеет свойство накапливаться со временем и занимать рабочее пространство офисов и складов предприятий. Документация и архивы, которые утратили актуальность и просто занимают место на территории предприятия, могут быть уничтожены путем сжигания или другими эффективными методами. Уничтожение документов, срок хранения которых истек, является важным моментом в делопроизводстве.

Деловую документацию, в которой хранится секретная или конфиденциальная информация нельзя выбрасывать. Такие бумаги подвергаются уничтожению в рамках закона.

Для этого они сортируются, после чего составляется акт с описью всех документов, подлежащих утилизации в установленном порядке. Наша компания предлагает уничтожение документов в Москве по выгодным для клиентов ценам.

Мы утилизируем документы с истекшим сроком хранения после того, как будет проведена экспертиза их ценности и составлен акт. Архивные документы будут уничтожены одним из законных методов.

Мы проводим безопасное уничтожение архива, при котором сохраняется конфиденциальность информации. Бухгалтерские и другие документы подвергаются переработке и прессуются. После уничтожения таких бумаг вы получаете документ, который подтверждает их своевременную утилизацию. Вы сможете заказать уничтожение архивных документов в Москве с выездом наших сотрудников по вашему адресу.

Мы самостоятельно заберем документы собственным транспортом в удобное вам время. Вы можете присутствовать при утилизации ценных бумаг. Также мы предлагаем корпоративным клиентам составление договора, согласно которому услуги по уничтожению документов будут оказываться по индивидуальному графику.

Мы можем выполнить уничтожение документов с выездом к заказчику на вашей территории или на специальной площадке, предназначенной для данных целей.

Способы уничтожения архивных документов и их особенности

Организации по уничтожению документов предлагают подобные услуги, которые могут выполняться следующими способами:

  • Сжигание архивных бумаг. Уничтожение документов путем сжигания выполняется в печах, раскаленных до определенной температуры. Таким способом утилизируются банковские карты, носители данных или секретная документация.
  • Шредирование. Данный способ предполагает уничтожение бумаг механическим путем. Документы загружаются в промышленный шредер и прессуются после процедуры.
  • Химическая обработка реагентами может применяться, как дополнительная процедура после шредирования. Этот метод подходит для уничтожения аналоговых или электронных носителей, а также тех бумаг, где содержится коммерческая тайна. После процедуры материалы становятся размягченной массой.

Уничтожение документов, цена которого зависит от сдаваемых материалов, расположения вашего предприятия и вида используемого для перевозки бумаг транспорта, является законной процедурой. У нас есть обширный автопарк, что позволяет загружать до 20 тонн бумаг в одну машину. Минимальный вес вывозимых материалов должен составлять от двухсот килограмм.

Мы выполняем свои услуги грамотно и добросовестно, а также следуем единому установленному порядку, который регламентирует уничтожение архивных документов (бухгалтерских, кассовых и других). Мы выполняем свою работу быстро, проводя сортировку, измельчение, переработку и прессование бумаг, а также выдавая вам акт, который подтверждает эти действия.

Перед тем, как будет выполняться вывоз, уничтожение документов или другие подобные операции, нужно выполнить следующие действия:

  • Необходимо провести предварительную сортировку архивных документов, чтобы отделить бумаги с истекшим сроком годности от остальных.
  • Важно, чтобы ценные бумаги не попали в массу, предназначенную для уничтожения. Для этого нужно провести полистный просмотр всех документов в процессе их сортировки.
  • После проведения этих этапов должен быть подписан акт, где будет указан полный перечень утилизируемых бумаг.

Почему уничтожение архивных документов стоит доверить нам?

Наша компания предлагает клиентам лучшие условия сотрудничества, осуществляя оперативный прием, уничтожение документов и другие подобные услуги, которые выгодно заказывать у нас по следующим причинам:

  • Мы делаем свою работу в оговоренные с вами сроки, а также работаем по выходным и праздничным дням. Такая актуальная для клиентов услуга, как уничтожение документов с выездом, может выполняться даже в ночное время суток. Вы получаете документальное подтверждение того, что уничтожение архива документов прошло успешно.
  • Вы можете сдать нам любое количество бумаг и лично присутствовать при их утилизации, чтобы убедиться в том, что уничтожение документов сжиганием или другим методом прошло удачно. Транспортный вопрос наша компания решает самостоятельно.
  • Мы предлагаем комплексные услуги, которые предоставляются квалифицированными сотрудниками компании. Наши работники в оговоренные сроки приедут в любой район города или области, а также предложат вам уничтожение документов на территории вашей организации или на нашем специальном участке.
Читайте также  Утилизация литиевых батарей

Наша компания выполняет уничтожение документов механическим способом или путем сжигания, а также при помощи других успешных методов. Точная стоимость услуг указывается в прайс-листе на сайте организации. Сотрудничая с нами, вы можете избавиться от бесполезных архивных документов, сохранив конфиденциальность информации и избежав утечки важных данных. Вы очистите свой офис от ненужных документов с минимальными затратами.

Мы гарантируем вам высокое качество предлагаемых услуг, оперативность, конфиденциальность и безопасность сделки. Вы сможете уточнить интересующие детали, позвонив по телефонам, указанным на сайте, написав сообщение на электронную почту или заказав обратный звонок после заполнения заявки. Наши сотрудники ответят на любые ваши вопросы и сделают такое сотрудничество удобным для вас.

Источник: http://vtorsire.ru/priem/unichtozhenie-dokumentov-i-arxiva

Уничтожение (утилизация) архивных документов

Уничтожение на территории заказчика:

Стоимость, руб/кг Минимальный заказ, руб
Офисные документы 20 4 200
Офисные документы 4-м классом безопасности 40 36 000
Любые другие бумажные носители 20 18 000
Пластиковые карты, компакт диски и т.п. 30 27 000

Уничтожение на нашей территории:

Стоимость, руб/кг* Минимальный заказ, руб
Документы  8 4 000
Офисные документы 4-м классом безопасности 5 5
Пластиковые карты, компакт диски и т.п. 50 500

Компания ООО «Центр Переплета» в лице профессиональных и опытных сотрудников предлагает комплекс услуг связанных с уничтожением архивных документов с законченным и истекшим сроком давности и хранения.

Мы предоставляем наши услуги по уничтожению документов, не подлежащих хранению организациям, всем новым и постоянным клиентам, которые смогли убедиться в высоком качестве предоставляемых нами услуг. На сегодняшний день нашими клиентами уже являются многие солидные организации в г. Москва и московской области

Утилизация документов

В процессе деятельности практически любой фирмы, компании и предприятия постепенно происходит накопления важной отчетной, бухгалтерской или другой иной документации. Согласно законодательству, каждая категория документов должна быть сохранена в течение определенного времени.

А что же делать, когда срок хранения документа истек и требуется от него избавиться? Не выбрасывать же в мусорную корзину? В хранящихся документах может содержаться важная финансовая информация, реквизиты сотрудников и организаций партнеров, что является коммерческой тайной любой организации и не предполагает обнародование и огласку.

Процедура уничтожения архивных документов производится согласно порядку, установленному законодательными органами РФ. Следуя предписаниям, указанным в федеральном законе, документы, которые не должны отдаваться в Росархив, по истечении срока, могут быть уничтожены согласно предписываемому порядку.

Наши специалисты выполняют уничтожение документов в организации, на территории заказчика. Для экономии вашего времени и сил, потраченных на перевозку в некоторых случаях достаточно большого объема документов, специалисты в оговоренное заранее время приедут со всем необходимым оборудованием к вам.

Уничтожение документов, не подлежащих хранению, но с истекшим сроком давности происходит в присутствии представителя заказчика при соблюдении полной конфиденциальности. Перед этой процедурой составляется подробный перечень документов, один из копий которого отдается заказчику.

Послетого как был проведен процесс уничтожения документов в организации, фрагментарные и частичные остатки передаются организациям, которые производят заготовку вторичного сырья, для дальнейшей переработки. Особое внимание требуется к ликвидации секретных документов повышенного уровня важности. Этот процесс осуществляется только в присутствии делегированного заказчиком представителя и без посторонних лиц.

Все сотрудники-специалисты нашей фирмы — это профессионалы, обладающие исключительно нужными знаниями в этой области. Качество и сроки выполняемых нашим коллективом работ, по праву высоко оценен нашими солидными постоянными и новыми заказчиками такими как бюджетные и частные организации, ведущие самые разнообразные профессиональные виды деятельности. Цены на предоставляемые услуги, вы можете узнать, связавшись с нами по телефону.

Читайте также  Утилизация спецодежды на предприятии

Утилизация документов в Москве

Мы рады приветствовать всех постоянных, а также будущих постоянных клиентов нашей организации. Оказывая качественные услуги, осуществляя уничтожение документов, не подлежащих хранению, мы заработали имя надежного партнера и помощника, выполняющего с особой ответственностью все свои обязательства перед каждым клиентом своевременно, без задержек.

ООО «Центр Переплета» всегда с должным вниманием подходила к выбору штатных сотрудников, что позволило нам создать высококвалифицированную команду из опытных и грамотных специалистов, оказывающих профессиональные услуги.

Мы сотрудничаем с большой базой клиентов, среди которых не только частные лица, но также коммерческие организации и компании, сталкивающиеся с данной проблемой очень часто.

Документация, в которой больше нет необходимости, только занимает место, лишнее пространство.

И помочь с решением данной задачи вам поможет команда специалистов ООО «Центр Переплета»! Уничтожение архивных документов — это именно та услуга, которая становится необходима при скоплении большого количества бумаг, не подлежащих хранению.

Если вы заинтересованы в наших услугах, тогда цена на все предложения компании обязательно станет приятным дополнением к самому сотрудничеству. Мы устанавливаем объективные тарифы, ниже, чем у конкурентов, рассчитанные на любой бюджет.

Постоянные клиенты компании уже успели оценить все преимущества работы с нами:

  • оперативное реагирование на каждый заказ;
  • профессионализм выполнения всего спектра услуг;
  • разумная стоимость;
  • грамотный персонал с многолетним опытом работы.

Благодаря колоссальному багажу знаний и постоянным заказам, мы наладили слаженную и командную работу , что позволяет выполнять уничтожение документов в организации оперативно, особенно, если наш клиент ограничен по срокам и нуждается в быстрых действиях со стороны нашей команды.

Услугу «Утилизация документов» в г. Москва вы можете заказать прямо сейчас, если обратитесь по указанным на сайте компании контактам. Весь спектр работ у нас выполняется недорого, но при этом качество остается на высоком уровне! Компания никогда не подводит клиентов, доводя все проекты до успешного конечно результата.

Уничтожение архивных документов

Каждая организация нуждается в уничтожении архивных документов, ведь со временем, осуществляя свою деятельность, сотрудники накапливают бумаги, которые со временем становятся ненужными, ведь срок, требуемый для их хранения, истекает. Как известно, по законодательству нашей страны, документы бухгалтерии, финансовых отделов, отчетов, необходимо сохранять определенное время.

А что делать с накопленной документацией после? Просто выбросить столь большое количество бумаги невозможно, ведь она в любом случае остается официальным документом, в котором указанны финансовая отчетность, тайная информация предприятия.

Утилизация архивных документов подлежит выполнению с соблюдением определенных правил, которые указаны законодательными службами и органами нашей страны. Есть документы, которые не хранятся в Росархиве после истечения срока, поэтому должны быть уничтожены по всем установленным нормам и правилам.

Утилизация документов в Москве всегда была и остается достаточно востребованной услугой. Данная работа происходит на территории нашего клиента. Это также позволяет существенно сэкономить время, так как нет необходимости осуществлять перевозку всех документов к нам. Команда специалистов посетит вашу компанию с собственной техникой и оборудованием, если заказ объемный и бумаг достаточно много.

Мы соблюдаем полную конфиденциальность, а сама работа по уничтожению может происходит в присутствии заказчика или же его уполномоченного представителя. Перед началом осуществления услуги в обязательном порядке составляется официальный документ, где указан весь перечень бумаг, подлежащих утилизации. Одна копия передается клиенту.

Утилизация архивных документов также полезна, ведь после уничтожения все оставшиеся фрагменты мы передаем специализированным предприятиям, которые занимаются заготовкой вторичного сырья.

Если мы беремся за утилизацию особо важной документации, секретных архивов, то на время процесса приглашается делегированный представитель или сам заказчик, а работа происходит без присутствия посторонних лиц.

Источник: http://centrperepleta.ru/unichtojenie-arhivnih-documentov

Понравилась статья? Поделить с друзьями: